Post-it-Zettel und Schwarzes Brett ade – effizient ist die interne Mitarbeiterkommunikation neben dem persönlichen Gespräch erst, wenn sie virtuell organisiert ist

E-Learning: Kurze Schulungen werden aus der Wissendatenbank heraus den Mitarbeitern zugeteilt Bilder: Sowado

Intern keine wichtige Nachricht mehr verpassen, alle relevanten Aufgaben im Blick behalten, sämtliche Dokumente und Arbeitsanweisungen im Zugriff halten und auch noch E-Learning be- treiben – möglich macht dies die Kommunikationsplattform „MitarbeiterForum".

Zwar arbeiten heute viele Mitarbeiter computergestützt, dennoch ist die interne Kommunikation oft nicht effizient ausgelegt. Und wer im Lager, in der Produktion oder der POS-Filiale arbeitet, ist vom elektronischen Informationsfluss ohnehin abgeschnitten.

Dabei kann selbst dort die Informationstechnik der Schlüssel sein, um die Kommunikation zwischen der Geschäftsleitung, den Mitarbeitern und den Führungskräften produktiv in Gang zu halten. Vorausgesetzt, alle nutzen den PC als einheitliche und strukturierte Wissens-, Schulungs- und Informationszentrale. Eine solche Plattform für die Mitarbeiterkommunikation für sämtliche Betriebsbereiche hat das Ettenheimer Softwarehaus Sowado entwickelt.

Der Name ihres webbasierten Portals ist Programm: Über das „ MitarbeiterForum" kommt jede Nachricht oder wichtige Information dort an, wo sie gebraucht wird. Der Clou dabei: Durch den personalisierten Zugang erkennt die Software, ob eine Nachricht gelesen und verstanden wurde. „EDV-Erfahrung ist dafür nicht nötig", hebt Sowado-Geschäftsführer Mike Philipp hervor, „da sich das System intuitiv bedienen lässt." Aus der Praxis wisse er, dass die Angestellten sehr schnell mit dem Portal zurechtkämen, meint Philipp mit Blick auf die zahlreichen Referenzen.

Dreh- und Angelpunkt dieses Informations-Centers für die internen, zugleich auch ortsunabhängigen Abläufe ist ein ans Internet angeschlossenes Notebook. Zentral im Mitarbeiterbereich platziert, erfolgt von hier aus die schriftliche Kommunikation. Ortsunabhängig erhalten Mitarbeiter oder einzelne Abteilungen über die Portalsoftware Nachrichten, Schulungen, Arbeitseinweisungen, Produktinformationen oder Sicherheitsunterweisungen.

Im Zentrum steht die Wissensdatenbank, in der alle wichtigen Unterlagen, Informationen und Daten gespeichert sind. Dabei legt eine Rechteverwaltung fest, wer welche Daten einstellen oder abrufen kann. Mit der integrierten Schulungsfunktion ist es möglich, beispielsweise jährliche Sicherheitsunterweisungen durchzuführen. Präsenzschulungen lassen sich so aufs Nötigste reduzieren. Zudem werden neue Mitarbeiter automatisch schnell und umfassend eingearbeitet.

Durch seine Arbeit weiß der Sowado-Chef, dass es bei weitem nicht selbstverständlich ist, dass Mitarbeiter in allen Abteilungen eines Betriebs per Computer Nachrichten oder Schulungen erhalten. „Wir leisten teilweise in den Unternehmen Pionierarbeit im Umgang mit der IT, was die PC-Laien durch ihre Begeisterung honorieren", sagt Geschäftsführer Philipp.

Selbst Firmenchefs können jetzt sicher sein, dass ihre Nachrichten nicht nur gelesen, sondern auch verstanden werden. Ohne sich einzuloggen, sieht jeder Mitarbeiter mit einem Blick auf den Monitor, ob sein Name angezeigt wird. Ist dies der Fall, steht eine Nachricht, Information oder Schulung für ihn an. Die Farbe des angezeigten Namens gibt Aufschluss darüber, wie lange eine Nachricht ungelesen ist. Erst wenn dies erledigt ist oder der Mitarbeiter die zugewiesene Schulung durchlaufen hat, erlischt sein Name auf dem Monitor. dk